こんにちはミニマリーマンです。
会社のデスクに「何にもない」と迷いがなくなります！
仕事が間違いなくはかどり、評価も上がるのです。
今回は、私のサラリーマンのオフィススタイルをご紹介します。机の上にも引き出しにも業務で共用できるモノは保管せず、すべては共用の場所に移してスッキリさせたのです。
会社の机を整理しようとしたきっかけ
会社の机の上にパソコンや作業中の書類、そして書類トレーは置いてましたし、引き出しには文房具やファイルケースや業務用の機材を入れていました。ミニマリスト活動をしていたので他の人に比べればスッキリとしていて、観賞用の飾りものや本やペン立てなどは無いのですが常に物がありました。
ある日、会社から「セキュリティのために退社時にはノートパソコンを引き出しに入れ鍵をかける」という方針が出されました。その時に思ったのです、「そもそも机の上にモノをおいておく必要があるのか？」と、そして会社の机まわりをミニマルにしてみようと活動を始めました。
会社の机の上を整理する
まず、机の上から始めました。
ノートパソコンは退社時には引き出しにいれることに決定していますが、パソコン周りを考えてみました。
マウスと外付けキーボード
会社のデスクでの作業を快適に行うために外付けの東プレの快適キーボードとロジクールのマウスを使っていたのですが止めました。ノートパソコンのキーボードとタッチパッドで作業することにしたのです。
もちろん出張時はノートパソコン単体で作業していたのですが、効率は落ちるんです。でも、モノを減らすには必要なこと！と、特にタッチパッドのトレーニングをすると、ノートだけで快適に仕事できるようになりました。
結果的に会議で移動時にケーブルを1つずつ抜く必要もなくなり動作が機敏になりました。
作業中の書類
やっている作業の書類は机の上にあると便利ですし、並行して作業していると並べて置いておきたくもなります。もちろん業務中はそれで構わないのですが、退社するときにはみっともないですね。加えて、パソコンのセキュリティと同じく、誰かに見られると良くないものでもあります。
書類を減らすためには、帰宅時は完全に机の引き出しに入れます。コレが基本の方針です。
次に、書類をできるだけ持たないことも大事で、紙で必要が絶対でなければスキャンしてパソコンの中に取り込みます。誰かに見せるなど再度必要になれば印刷すればいいですから。
机の上の書類を減らすことで、書類を探す時間が確実に減りました。
書類トレー
書類トレーは自分のためではなく、他人が郵便物や回覧を置いていくために置いていました。会社で働くサラリーマンにはビジネスパートナー関連だけでなく、経理や人事、組合の回覧など業務外の書類も毎日やってきます。そのため、置いてくれるかたのために書類トレーが必要なのです。
書類トレーを置かないと、普通に机の上においてくれるようになり特に問題は有りませんでした。そして、トレーがあると複数の書類のなかに埋もれて対応が遅くなることがあったのですが、トレーを無くすことでやってきた書類が重なって隠れることがなくなりドンドンと処理するようにできました。
会社の机の引き出しを整理する
文房具
ボールペン、ホッチキス、クリップなどの文房具はデスクワークには必須です。でも、全てを自分で持っている必要はないと気が付きました。
会社には文房具のストック置場があり、そこから都度持ち出せば事足りると気がついたのです。
なので、自分で常に持ち歩くボールペン１本以外は机に置いておく必要がなくなりました。
ファイルケース
ファイルケースは、行ってきた仕事を整頓するために必須であると考えてました。業務やカテゴリ毎にわけて過去の作業や資料を次に使うために保管していたのです。
このファイルケースは自分だけのものですが、よく考えると会社の業務で自分だけで使用する資料なんてありません。誰かが使う可能性がありますし、もしホントに自分だけしか使わないならそれは業務の資料では有りません。
というわけで、ファイルケースはグループの共用棚に置くことにしました。グループの誰もが使える場所に置き換えたのです、そのときに他の人には価値が薄いものは取り外し、スキャンして自分のパソコンに保管しました。これで、引き出しからファイルケースを取り除き、書類を引き出しにいれることがなくなりました。
業務用の機材
出張時に使う業務用の機材で、自分自身がメインに使うデジタルカメラや接続アダプターなど机の引き出しに収納していました。他の人も使うことのある機器で、ある意味で私が管理者をしているような機材です。
これらもファイルケースと同じく共用の棚に置き換えました。管理責任はあるので、「管理者は〇〇」と書いて明確にしておきます。
何れにせよ会社の備品なので個人の机の引き出しに置いておく必要はないものでした。そして、出張中などにこれまでも「使いたい」と連絡をもらい、「引き出しを自由にあけて持っていって」と言っていた手間が省けることになりました。
会社の机は本来は会社の業務のものなので、他の人が開いても良いと私は考えていたので電話も不要と思っていましたが、嫌がる人もいるのでわざわざ許可を取るために連絡をくれていたんですよね。
おわりに
私は会社から帰る時はノートパソコンを机の引き出しに入れて机の上に何もない状態にして、まるで空席かのように見える状態にするんです。出張で何日も会社を離れると辞めたと勘違いされたことも有るくらいにスッキリしたきれいな状態の机です。
最後に机周りに置いていたのは、引き出しに会社に来てからつけるためのネクタイ、通勤時にランニングシューズで着て履き替えるためのビジネスシューズ、手ぶらで来たときのためのビジネスバッグでした。
会社の業務に使うものは全て会社のものですから、自分のデスク周りに置く必要は無かったということですね。
この記事が、会社の机周りをスッキリさせたいあなたのお役に立つと嬉しいです。