パソコンに入っているデジタルデータ書類が大量にあって片付かない。
そんな悩みありますよね。
そんな時にやってはいけない事は「整頓」です！
片付けるために項目ごとのフォルダに分けて整頓すると綺麗になった気がして気持ちが良くなります
が、実際のデジタルデータの数は同じで、
結局、重要ではない書類、重複ファイル、が残ります。
デジタル書類の整理をするときは、フォルダに分けるのではなく、フォルダを減らしてください。
デジタル書類を整頓して失敗した
私の失敗談ですが、デジタルの書類を整理しようと決めた時にフォルダ分けを思いつきました。
もしかしたら使うかも？な書類を、細かくカテゴリごとに分けて細分化していったのです。
そのときは、分けていけばその過程で不要なデータは削除され、細分化すればそのフォルダを見れば関連する書類が見つかるから便利になると感じたのです。
しかし結果は、
「デジタル書類は殆ど削除されず(>_<)」
もしかしたら使うかも、こんなカテゴリあっても良いかも、となりデータは減らずフォルダが大量にできました。
そこで気がついたことは、フォルダ分けして整頓するのは片付けで言うところの「収納を買って整頓して整った気分になるけれど、モノは減らず探すのが大変になるだけ」と同じ。
ならば、逆をすれば良いのは？
デジタル書類を片付けるには
フォルダ分けではデジタル書類は減りもせず便利にもならないと気がつき、
それなら片付けでいう「モノを全て出して減らしてから限られた場所に収納する」をすればいいと気がつきました。
そこで、開始したのは
フォルダに分けていたファイルを数個だけの大きなカテゴリーで分けたフォルダにドンドンと入れたのです。
そうすると、フォルダの中に大量のデジタル書類が並べられ、とても見にくい。
そして、見にくさを解消するために、重要度の低いデジタル書類を削除できます。
同時に、重複したファイルや似通った世代違いのファイルが見つかり削除できます。
作業か進むと、細分フォルダから整理フォルダに入れる途中で、移動前に丸ごと削除してしまえるデジタル書類もでてきます。
結果として、重要な、本当に必要な、利用する、デジタル書類だけが残ることになりました。
データの容量も減ってて、デジタル容量の無駄も省けました。
おわりに
デジタル書類は物理的な場所を取らず、また保管容量の費用は物理的な空間の費用に比べると1000分の1くらいの安い価格です。
なので、デジタル書類の整理はなかなか進まないのですよね。
でも、デジタル書類を保管する目的は「利用するため」ですから、物理的なモノと同じく不要になれば削除して、使いやすいように整頓しておくこと大事です。
デジタル書類が溜まって見つかりにくい、なんとなく書類が多くて嫌だ、クラウドの容量を価格を下げるために減らしたい、
そんな時は、デジタルデータの片付けにチェレンジしてください。
重要なポイントは、「× 整頓、○ 整理」です。